Questioni chiave da affrontare in ciascuna riunione del Medical Office

Le tue riunioni di studio medico escono rapidamente dall'argomento o sembrano essere una perdita di tempo? Forse è perché l'informazione non è organizzata correttamente con un'agenda.

Lo sviluppo di un programma standard consente di affrontare gli argomenti chiave di ogni riunione nell'ordine di importanza. Ciò consente a ciascuna riunione di fluire agevolmente e rimanere in argomento con un tempo sufficiente per discutere di tutte le questioni più importanti. Ecco alcuni importanti punti all'ordine del giorno che ti aiuteranno ad ospitare una riunione di un ufficio medico efficace.

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Pianificazione del paziente

Il programma del paziente è uno degli aspetti più importanti dell'ufficio medico dell'ufficio medico. Impatta in ogni area dell'ufficio medico dal personale alle finanze.

Quando si discute la pianificazione del paziente, è imperativo che vengano affrontate eventuali opportunità di miglioramento. L'ordine del giorno dovrebbe includere:

• Eventuali problemi che potrebbero causare interruzioni al flusso del paziente quali appuntamenti annullati, arrivi in ​​ritardo, mancate presentazioni o problemi di personale.
• Se il tuo ufficio ha un obiettivo di produzione, informa lo staff di quanto bene stanno facendo o cosa deve essere migliorato.
• Chiedi allo staff informazioni su come pensano che stiano andando le cose e incoraggiarli a offrire suggerimenti su come migliorare la pianificazione del paziente.

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Obiettivi finanziari

La salute finanziaria dell'ufficio medico è qualcosa di cui tutto lo staff dovrebbe essere a conoscenza. Implica tutti, il che significa che tutto il personale dovrebbe essere responsabile per aiutare la direzione a raggiungere gli obiettivi finanziari dell'ufficio medico.

Alcune informazioni di base che è possibile condividere con il personale dell'ufficio medico possono includere:

• Tasso di ritenzione del paziente: Il tasso di fidelizzazione del paziente misura quanto bene il vostro studio medico può mantenere il ritorno dei pazienti al fine di adempiere al loro impegno e dedizione alla salute e al benessere. In altre parole, determina quanti dei tuoi pazienti stanno tornando. Questo indica quanto tutto il personale si comporta in termini di soddisfazione del paziente.Se si dispone di un tasso di ritenzione basso, questa è l'opportunità di concentrarsi su aree di miglioramento o determinare le barriere che possono impedire ai pazienti di ritornare.
• Crediti: Le informazioni relative ai crediti commerciali consentono di analizzare la salute finanziaria dell'ufficio medico. Le raccolte assicurative, le collezioni dei pazienti e i saldi non riscontrabili sono importanti. Ciascuno dei dipendenti contribuisce in un modo o in un altro ai crediti clienti, indipendentemente dal fatto che siano responsabili dell'acquisizione dei costi, della fatturazione, della codifica, delle raccolte o dell'inserimento dei dati. Questo dovrebbe essere espresso a tutto il personale dell'ufficio medico, quindi sono consapevoli della loro responsabilità nei confronti dei crediti.
• Costi operativi: Riduzione dei pagamenti del medico, un minor numero di pazienti e alti costi tecnologici possono essere finanziariamente paralizzanti. Il modo migliore per gestire i crescenti costi operativi è monitorarli e quindi sviluppare un piano per ridurre i costi. Informare il personale sui modi in cui può aiutare a contenere i costi operativi. Ricorda queste tre parole: ridurre, riutilizzare e riciclare, quando appropriato.

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Articoli obbligatori

Gli articoli obbligatori includono alcuni argomenti che devono essere toccati in ogni riunione per garantire che il tuo studio medico mantenga la conformità alle linee guida statali e federali. Questi potrebbero includere:

• HIPAA: Ricorda al tuo staff ogni riunione sull'importanza di evitare la divulgazione di informazioni attraverso una conversazione di routine; discutere le informazioni dei pazienti nelle aree di attesa, nei corridoi o negli ascensori; corretto smaltimento delle PHI; e l'accesso alle informazioni deve essere strettamente limitato ai dipendenti il ​​cui lavoro richiede tali informazioni.
• Controllo delle infezioni: Prevenire la diffusione di malattie infettive è l'obiettivo principale del controllo delle infezioni nell'ufficio medico. Un corretto lavaggio delle mani è il modo più efficace per prevenire la diffusione di infezioni, ma non è il solo mezzo. Promemoria amichevoli faranno molta strada per assicurarsi che il personale e i pazienti rimangano al sicuro.