6 suggerimenti per la pianificazione di medici di medicina di emergenza

Non c'è nulla di tipico nella programmazione per i medici della medicina di emergenza. Il modello di personale del pronto soccorso è guidato da molteplici fattori. Ciò potrebbe significare che il tuo ospedale ha copertura medica singola, doppia, tripla, sovrapposta o altro.

Non solo ogni ospedale è diverso, ma ogni medico ha le proprie preferenze di pianificazione. Le preferenze del medico in combinazione con il modello di personale dei dipartimenti di emergenza potrebbero essere un potenziale incubatore di pianificazione senza una preparazione avanzata. Ecco alcuni suggerimenti per migliorare il processo di pianificazione del medico di emergenza.

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Best practice per la pianificazione del provider

Con tutte le complessità, è meglio utilizzare il software di pianificazione per risparmiare tempo e ridurre al minimo i problemi, comunicare efficacemente con i provider, ottenere richieste di sospensione e consentire ai fornitori di cambiare turno tra di loro, turni omaggio o prendere i turni tutti al clic di un pulsante. Ecco le migliori pratiche che devi tenere a mente.

• Non più di quattro turni o 32 ore settimanali per fornitore
• I turni dello stesso tipo dovrebbero essere distribuiti equamente tra tutti i fornitori (esclusi i prestatori part-time / locums tenens)
• I turni notturni consecutivi dovrebbero essere limitati a non più di tre turni di fila
• Evitare tempi di consegna brevi (meno di 12 ore) tra i turni
• I fine settimana dovrebbero consistere in almeno due giorni consecutivi di riposo, senza alcun turno di notte precedente
• Rotazioni in avanti del cambio, se possibile, passando dal giorno alla metà / dallo swing alla notte
• Dovrebbero essere presi in considerazione turni notturni più brevi (8-10 ore) per strutture con volumi più elevati

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Richiedi le preferenze di pianificazione

Molti medici di medicina di emergenza apprezzano avere un equilibrio vita-lavoro proprio come il resto di noi. Questo è solo uno dei motivi per cui è importante conoscere e integrare le proprie preferenze di pianificazione in ogni programma. È anche importante per la ritenzione e la produttività del medico. Sebbene non sia sempre l'ideale per soddisfare tutte le preferenze, a seconda del modello di personale e del fatto che l'ED abbia o meno il personale, è comunque importante soddisfare determinate preferenze in modo che i medici non si brucino.

Esempi di preferenze

• Lavoro breve si estende con brevi periodi di riposo
• Il lavoro lungo si estende con lunghi periodi di riposo
• Due giorni di riposo dopo una lunga notte di turni
• Non più di 3 turni a settimana
• Non più di 5 turni di fila
• Nessun turno di notte prima della richiesta di fine settimana / pausa

Avrai bisogno di sviluppare note o fogli di calcolo per assicurarti di poter tenere traccia di tutte le loro esigenze e richieste prima di impostare il programma.

• Garantire l'equità nell'assegnazione della copertura notturna, del fine settimana e delle vacanze. Questo può essere ottenuto assegnando una quota uguale di giorni, notti, fine settimana e festività tra i fornitori
• Assicurare un intervallo di tempo adeguato tra un certo numero di turni o determinati turni, ad esempio un minimo di due giorni di riposo dopo un periodo di tre o più giorni o un minimo di due giorni di riposo dopo un turno notturno o un periodo di notti
• Accogliere le preferenze di pianificazione per consentire ai fornitori di conciliare vita-lavoro, evitare il burnout e avere successo nella fidelizzazione del medico
• Accogliere le richieste di sospensione quando possibile senza mettere a repentaglio la capacità di presidiare adeguatamente il pronto soccorso secondo necessità

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Preparazione per vacanze, vacanze primaverili e vacanze estive

Le vacanze, le vacanze primaverili e le vacanze estive non devono essere un disastro completo (anche se sembra così). A volte, sembra che tutti desiderino gli stessi giorni di riposo, ma il dipartimento di emergenza deve continuare a funzionare 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Tuttavia, ogni mezzo di vacanza non ha lo stesso significato per ogni medico. Per gestire efficacemente il programma, iniziare all'inizio dell'anno preparando per le vacanze, le vacanze primaverili e le vacanze estive:

• Chiedere ai medici di fare volontariato per lavorare un numero fisso delle principali festività (Pasqua, Memorial Day, Independence Day, Labor Day, Giorno del Ringraziamento, Natale e Capodanno / Giorno). Questo numero impostato dipende da quanti medici sono presenti nel roster.
• Chiedere ai medici di presentare le loro date per le vacanze primaverili e le vacanze estive già a gennaio. Questo ti dà un sacco di tempo per vedere se ci sarà un problema nella copertura e alcuni medici potrebbero essere disposti a cambiare i loro piani se vengono informati con largo anticipo.
• Recluta i medici part-time e raggiungi le aziende di locum tenens per ottenere ulteriori medici che ti aiutino durante questi periodi.

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Scrivere il programma

Il miglior consiglio per scrivere un programma è scrivere il più lontano possibile. Scrivere il programma fino a sei mesi prima è dove vuoi essere. Un obiettivo più realistico, tuttavia, è di 45-60 giorni. Potresti ottenere un po 'di respingimento, ma ti suggerirei di richiedere le richieste di sospensione con almeno 90 giorni di anticipo. Ciò fornirà un ampio margine di tempo per identificare dove si può avere un intervallo di copertura ed esplorare soluzioni alternative per ottenere i turni aperti pieni (cioè reclutare nuovi medici).

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Utilizzare il software di pianificazione

La programmazione del software può produrre un programma in pochi minuti. Anche i programmi di grandi dimensioni che potrebbero richiedere un pianificatore di 40 ore per eseguire manualmente possono essere generati in 20 minuti o meno utilizzando il software di pianificazione. Inoltre, utilizza la massima disponibilità di medici e prende in considerazione le preferenze del medico e le richieste di time-off. L'impostazione dei parametri nel sistema richiede molto tempo, ma ne vale la pena a lungo termine.

Ad esempio, invece di un programmatore che deve ricordare di consegnare al direttore medico il primo martedì di ogni mese per un incontro, il software di pianificazione terrà conto di questo.

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Confermando gli orari

Nessun programmatore vuole ricevere una chiamata alle 6:00 dichiarando che un medico non si è presentato per il suo turno e deve scappare per trovare la copertura dell'ultimo minuto. Anche se questo potrebbe non eliminare completamente la mancata presentazione, invia una copia del programma a tutti i medici programmati e chiedi loro di consultare il programma per eventuali conflitti di programmazione e di confermare i loro spostamenti. Questo è particolarmente importante per i medici part-time che potrebbero lavorare per altre strutture. C'è la possibilità che possano raddoppiare i libri per lo stesso giorno o semplicemente dimenticare che sono programmati per funzionare. Avere loro conferma turni li rende responsabili e indica che sono consapevoli del fatto che sono previsti turni specifici.