Lista di controllo per l'avvio di un ufficio medico

Il processo di avvio di un ufficio medico può essere un compito difficile. Ma con la corretta pianificazione, puoi avere il tuo studio medico attivo e funzionante in modo efficace ed efficiente. Le decisioni che prendi ora sono cruciali quando imposti i tuoi obiettivi su ogni aspetto del tuo studio medico. Ecco un elenco di articoli e processi che possono essere utilizzati per avviare un nuovo ufficio medico, trasferirsi, unirsi o riorganizzare uno esistente.

Elementi organizzativi

• Seleziona una data per iniziare la pratica
• Selezione legale, società di revisione e selezione di consulente di avvio di pratica medica
• Determina la struttura organizzativa
• Selezione e formazione del nome dell'entità
• Ottenere numeri di identificazione fiscali federali, statali e locali
• Sviluppare accordi di lavoro e modello di compensazione del medico
• Determina il budget di avvio
• Preparare il budget di mobili e attrezzature
• Ottenere finanziamenti

Posizione e impostazione di pratica medica

La posizione e lo spazio che occuperai richiedono una ricerca e pianificazione e avranno un impatto su tutte le altre decisioni e budget. Prendi in considerazione l'opportunità di espansione futura.

• Eseguire l'analisi della posizione
• Determina i requisiti di spazio
• Selezionare la posizione
• Negoziare i termini del contratto di locazione
• Valuta i piani spaziali e progetta il layout dell'ufficio
• Se costruisci, prepara i documenti di costruzione
• Invia richiesta per le offerte
• Firmare il contratto proprietario-appaltatore
• Progetta e arreda ogni stanza
• Ottenere segnaletica interna ed esterna

Credenziali e privilegi ospedalieri

Il tuo ufficio e i fornitori dovranno essere accreditati dagli assicuratori e dagli ospedali. Poiché questo processo può richiedere da tre a sei mesi, dovrebbe iniziare con largo anticipo quando è necessario completarlo.

• Ottenere una licenza medica statale
• Ottieni la licenza DEA
• Ottieni una licenza narcotica statale
• Invia le richieste di iscrizione e di credenziali del provider
• Ottenere l'appartenenza all'associazione medica statale
• Ottenere l'appartenenza alla società medica della contea
• Invia domande per i privilegi ospedalieri

Assicurazione

Una varietà di assicurazione sarà necessaria per l'ufficio medico. Acquista per i migliori prezzi e copertura.

• Acquistare l'assicurazione di negligenza
• Acquisto di assicurazione sanitaria di gruppo / assicurazione dentale
• Assicurazione sulla responsabilità di acquisto Assicurazione contro l'acquisto di lavoratori
• Acquisto Responsabilità delle pratiche dei dipendenti
• Acquista la copertura per invalidità
• Acquistare la copertura dei titoli di fedeltà dei dipendenti

Conformità

Stai rispettando tutti i regolamenti che regolano l'ufficio medico? Sviluppa la conformità nel processo di avvio in modo da non essere ritardato da eventuali violazioni.

• Sviluppare la conformità OSHA
• Sviluppare la conformità CLIA
• Sviluppare la conformità HIPAA
• Sviluppa conformità rigorosa
• Sviluppare un programma di sicurezza ambientale e occupazionale
• Coordinamento dell'addestramento alla conformità dei dipendenti e dei medici

Pianificazione finanziaria e contabilità

È necessario avviare l'ufficio su una solida base finanziaria con pratiche e procedure accettate.

• Preparare la proiezione del flusso di cassa
• Preparare e rivedere il bilancio finanziario personale
• Aprire un conto di verifica pratica
• Acquista macchine per carte di credito e apri un conto di carta di credito mercantile
• Impostare il sistema contabile e la formazione correlata
• Impostare i controlli interni dello studio medico
• Stabilire una politica finanziaria

Configurazione di fatturazione e codifica

Il successo finanziario del tuo studio medico dipende dalla fatturazione e dalla codifica accurate.

• Sviluppare un piano tariffario
• Determinare i codici di valutazione e gestione da utilizzare
• Seleziona agenzia di raccolta
• Crea moduli per le domande sulla registrazione, l'incontro e l'avviso HIPAA
• Stabilire un sistema di archiviazione delle cartelle cliniche
• Acquista i moduli HCFA
• Sviluppa un opuscolo informativo per il paziente
• Ottenere il manuale di fatturazione Medicare
• Ottenere il manuale di fatturazione Medicaid
• Acquista libri CPT e ICD-9
• Acquistare i libri di codifica specifici per specialità

Computer Hardware e Software System

L'automazione corretta può migliorare la pianificazione, la documentazione, la fatturazione e la codifica del paziente.

• Definire i requisiti hardware e software
• Valuta e seleziona i fornitori qualificati
• Acquista software di fatturazione, software di cartelle cliniche elettroniche (EHR) e sistema di gestione pratica
• Acquista computer e altre apparecchiature per ufficio
• Coordinare l'installazione e l'impostazione del sistema
• Creare un piano di addestramento del computer e la tempistica di implementazione
• Impostazione della tempistica di formazione per il nuovo sistema informatico

Sistema di comunicazione

Il flusso efficiente del paziente attraverso l'ufficio medico dipende dai vostri sistemi di comunicazione.

• Configurazione del telefono coordinata
• Ordinare le apparecchiature telefoniche
• Seleziona il servizio di risposta
• Seleziona il servizio di cercapersone

Altre attrezzature e forniture

Dovrai valutare e acquisire attrezzature cliniche e attrezzature per ufficio e garantire una catena di approvvigionamento affidabile per i materiali di consumo.

• Acquista fotocopiatrice, attrezzatura per la trascrizione e fax
• Acquisto di attrezzature per sala esami
• Acquista attrezzature di laboratorio
• Acquistare altre attrezzature cliniche
• Acquista mobili da sala, frigorifero e microonde
• Acquistare il primo stock di materiale medico

Piano di marketing

L'hai costruito, ma i pazienti verranno ora? Un piano di marketing lancerà il tuo nuovo studio medico per il successo.

• Progetto di piano di marketing per l'ufficio medico
• Sviluppa logo e materiale di marketing
• Crea design carta intestata / biglietto da visita
• Acquista biglietti da visita
• Acquistare cancelleria per ufficio
• Seleziona la data della casa aperta
• Pianifica i dettagli della casa aperta
• Crea e invia annunci di inaugurazione
• Crea annunci su giornali e pagine gialle
• Sviluppa sito Web

Operazioni d'ufficio

Procedure, politiche e linee guida consentono al personale di operare in modo efficiente e rispettare le linee guida normative.

• Preparare il manuale delle procedure e delle procedure d'ufficio
• Preparare le procedure di deposito bancario
• Preparare le procedure di close-out finanziario giornaliero
• Preparare report finanziari giornalieri / mensili
• Preparare le procedure di pianificazione degli appuntamenti
• Preparare la fatturazione e le linee guida per il follow-up dei crediti
• Preparare le linee guida per la raccolta anticipata
• Preparare le linee guida per la regolazione
• Preparare un audit periodico e un programma di valutazione degli uffici
• Preparare le procedure di contabilità fornitori

Risorse umane

Il tuo studio medico è buono come lo staff. Creare il sistema che selezionerà e supporterà.

• Determinare le posizioni del personale clinico e amministrativo
• Crea descrizioni e stipendi del lavoro
• Implementare servizi di gestione stipendi
• Creare un manuale di politica delle risorse umane
• Sviluppa il processo di reclutamento
• Crea un pacchetto benefit per i dipendenti